Als voormalig leidinggevende weet ik maar al te goed dat je workload managen een uitdaging is. Je werkt vaak met deadlines omdat er afhankelijkheden zijn welke er voor zorgen dat je niet zomaar even kunt schuiven. En dat betekend vaak dat er te veel taken zijn die je in te weinig tijd moet afronden, of de taken overstijgen de vaardigheden en kennis van je team of jezelf. Herkenbaar, dan is het een goed moment om na te welke hulpbronnen je in kunt zetten bij het verminderen van de werkdruk. Als je zo doorgaat, dan licht overbelasting op de loer. Ik behandel in dit artikel een aantal gebieden welke je kunnen helpen.

Zoek naar de oorzaak

Om de werkdruk effectief aan te pakken, moet je eerst de oorzaak achterhalen. Praat met collega’s, overleg met je team en verzamel feiten. Gebruik eventueel een ‘Root Cause Analyse’ (RCA) model om de oorzaken te identificeren. Deze methode richt zich op het aanpakken van oorzaken in plaats van symptomen. Achterhaal de onderliggende problemen die bijdragen aan de werkdruk.

Analyseer de capaciteiten

Werkdruk komt niet altijd door een te hoge werkbelasting, maar kan ook te maken hebben met de belastbaarheid van je team. Heb je voldoende bekwame mensen in je team? Is de verdeling van taken effectief? Iedereen kan slechts aan wat hij of zij aankan. Evalueer de competenties binnen je team grondig, maar wees zorgvuldig in je conclusies.

Je eigen aandeel

Reflecteer op je eigen rol. Voer je misschien te veel taken zelf uit? Is de organisatie van het werk efficiënt? Stel jezelf de vraag: “Wat is mijn aandeel in de hoge werkdruk?” Als je het niet weet, zoek dan een coach of vraag het je collega’s. Misschien past een andere rol beter bij je. Wees eerlijk tegenover jezelf en kijk wat jouw bijdrage is aan de werkdruk.

Vraag om hulp

Voel je je gestrest, vergeet je dingen, slaap je slecht of heb je het gevoel de controle kwijt te zijn? Wacht niet tot de situatie escaleert. Het is geen teken van kracht om geen hulp te vragen; het is juist een zwakte. Ga in gesprek met je eigen leidinggevende. Als hij of zij vindt dat je klaagt, verzamel dan bewijs van de werkdruk en presenteer dit. Kom met feiten en onderbouwing, en stel zelf oplossingen voor. Je leidinggevende is ook verantwoordelijk.

Overleg met je klanten

Bespreek de situatie met je interne of externe klanten en vraag om meer tijd of ruimte. Wees eerlijk en geef aan dat je niet aan de verwachtingen kunt voldoen. Het is beter om vooraf toestemming te krijgen dan later teleurstelling te veroorzaken en mogelijk relaties of je baan te verliezen.

Betrek je team

Ga met je team om tafel en betrek hen bij het zoeken naar oplossingen. Je zult vaak verrast zijn door de suggesties die je teamleden aandragen. Er is meer kennis en vaardigheid in huis dan je denkt. Samenwerken kan veel problemen oplossen.

Take the lead

Neem het initiatief en kijk opnieuw naar de situatie. Wie doet wat, waar en wanneer? Wat is er nodig en wat is beschikbaar? Analyseer de situatie en maak een nieuw plan van aanpak. Re-organiseer en maak bijvoorbeeld een nieuwe planning. Begin met een schone lei en doe het niet alleen. Betrek zoveel mogelijk mensen bij het proces. Samenwerken met een coach, consultant of collega’s van andere afdelingen kan een frisse kijk op de situatie bieden.

De eerste stappen

Het verminderen van werkdruk is vraagt leiderschap van jou! Dit betekend dat je tijd en energie moet stoppen in het oplossen ervan. De volgende stappen geven jou een handvat om je plannen en strategieën te maken. Denk na over de volgende vragen:

• Wat zijn de specifieke problemen die je hebt geïdentificeerd?
  • Schrijf concreet op welke problemen je hebt ontdekt tijdens je zoektocht naar de oorzaak. Is het een te hoge werkbelasting, een gebrek aan vaardigheden in het team, inefficiënte processen of iets anders?
• Welke oplossingen heb je bedacht?
  • Deel de strategieën met je team die je hebt bedacht om deze problemen aan te pakken. Misschien heb je taken opnieuw verdeeld, moet je extra training voor teamleden organiseren, of processen herzien om ze efficiënter te maken.
• Welke hulpbronnen ga je inzetten?
  • Beschrijf welke hulp je hebt gevraagd of gaat vragen. Heb je een coach of consultant ingeschakeld, of heb je advies ingewonnen bij collega’s of andere afdelingen?
• Wat zijn de verwachte resultaten?
  • Denk na over wat je hoopt te bereiken met je plannen. Hoe zal de werkdruk verminderen en welke positieve effecten verwacht je voor je team en jezelf?

Samen of alleen aan je verwachtingen werken

In de wereld van het coachen zeggen we vaak: je kunt je eigen ogen niet zien. Iedereen heeft blinde vlekken en weet alleen wat hij of zij weet. Een ander ziet dingen die jij niet ziet en weet dingen die jij niet weet. Alles zelf doen kan, maar doe je jezelf daarmee niet tekort? Ik kan je helpen sneller de gewenste resultaten te bereiken door je te laten zien wat jouw rol is en zou kunnen zijn. Ik kan ook samen jouw en je team aan de slag zodat je sneller resultaat behaald.